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  • 編制服務類投標文件應注意的“小細節”

    在投標過程中,投標文件的編制起著至關重要的作用,評委能從一份投標文件中較為全面地看到投標人的綜合實力,而投標文件編制水平的高低直接影響了中標結果。服務類的招標項目為例,和大家聊一聊編制投標文件應注意的幾點事項。

    編制服務類投標文件應注意的“小細節”

    詳細查看招標文件

    招標文件是編制投標文件的主要依據,也是衡量投標文件響應性的標準,一般包括招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款、項目內容技術標準和要求、投標文件格式。在編制前必須詳細閱讀招標文件及有關招標資料,對重要的內容要反復研讀,加深理解,充分了解招標文件的內容和要求。那么招標文件重點看什么呢?

    一看投標人的資格要求。投標人應仔細對照公告或投標人須知里的投標人資格要求,看是否滿足項目的資質證書、財務、業績、信譽、人員以及政府采購政策等要求,并提前準備好證明材料。

    二看投標文件的遞交截止時間。如為公開招標方式的項目,可預留10-15天的文件編制時間,如為非招標方式的項目則應把握好時間,在招標文件要求的時間前1-2天完成編制工作。剩余的時間要做好校對、印刷、裝訂、蓋章等其他工作。

    三看投標人須知。投標人須知包含了很多投標注意事項,投標人應仔細閱讀每一項條款的內容,不應遺漏任何關鍵信息。

    四看項目內容技術標準和要求。對于招標人需要采購的服務要求,重點要關注標注實質性要求和條件的服務參數,并保證都能逐一響應。

    五看評標辦法。評標辦法包括最低評標價法和綜合評分法,分析評標辦法的評審標準和評審程序,據以采取投標策略。一般來說,招標人為了能采購到優質的服務,大多會采用綜合評分法。

    六看專用合同條款??春贤瑮l款里是否有投標人不能接受的事項,提前知悉也是保護自身權益。

    以上內容閱讀完后,如果招標文件中出現表述不清楚、模糊及容易引起歧義、漏洞等問題時,投標人應在招標文件規定的時間內書面要求招標人對招標文件做出解答、澄清和修改,防止出現因投標人對招標文件理解有誤而造成投標失誤的情況。

    編制投標文件

    首先要明確分工。投標工作較為繁雜瑣碎,時間也緊迫,因此需要2-3個人分工、協作、配合才能完成??砂凑占夹g標和商務標的要求,對編制的內容進行分工,每個人負責相應的內容,并在規定時間內完成。

    其次,要注重編制工作,參與編制投標文件的人員應熟悉招標文件的內容,無論負責哪一部分內容,都要圍繞著既定方案、招標文件的要求來編寫,積極響應招標文件的要求。一般要提前2至3天完成,以便有足夠的時間開展后期的查漏補缺工作。編制過程中,還應注意以下兩個問題。

    一方面,業績宜多不宜少。在收集業績材料時,除了按照資格要求或評標辦法的業績要求收集足夠的資料,有必要時還可加入幾個不同年度成交金額較大的業績,不僅可以防止個別業績不符合評審要求而被廢標,還可向評委展示投標人豐富的經驗及綜合實力。

    另一方面,服務方案要突出亮點。服務方案是投標文件核心競爭力的體現,也是編制人員編寫能力的體現,更是評標時考慮的主要因素之一。一份優秀的服務方案應邏輯清晰、層次分明,在對項目采購需求、評標辦法里的服務要求全面響應的基礎上,提出更全面、更優質的服務內容。

    編制服務方案時,編制人員應仔細思考業主需要怎樣的服務,以便能夠完全地響應。如果遇到招標項目采購需求或評標辦法的服務要求描述不詳細的情況,可在招標文件的合同中尋找詳細的合同條款,進行調整后寫入方案中,或是在網上收集類似項目的招標文件,或許能有可以借鑒之處。

    此外,服務類的招標項目,并不完全以價格取勝,相比提供低價但不能保證服務質量的投標人,招標人更傾向于選擇價格較前者稍高但能提供優質服務的投標人。因此,投標人在編制服務方案時,如能多提出優于招標文件的服務內容,也將更容易得到評委或招標人的青睞。

    再其次,要研究分析投標報價。投標報價是招標文件較重要的部分,需要細致、科學、合理的編制。編制投標報價應針對不同的評標辦法、不同的地區慣例、不同的工程項目類別等而采用有差別的策略。

    最后要按照招標文件要求收集材料。為避免因材料不全被廢標,投標人應嚴格響應評標辦法的每一個得分點,除了按照投標文件格式的要求收集材料外,還應全文檢查是否有遺漏的地方,及時補齊缺少的材料。

    后期制作

    審核工作是投標文件后期制作的首要工作,投標文件編制完成后,審查也是必不可少的。負責審核的人員將每個人所編制的部分匯總完成后,首先重點審核投標文件總體上是否具有一致性,是否有前后不一致甚至自相矛盾的地方。其次是對招標文件的響應性和符合性審查,避免投標文件與招標文件中的條款與規定有重大偏差。審查工作之余,不能忽視的還有簽字、蓋章和密封工作。

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